2013.05.21臨時総会　広報について

二宮です。
5/21の昼休みに行った臨時総会にて、広報についていろいろ決めて頂けたようなので、報告します。
遅くなってしまいすみません。
私が会議を早退したため、塩見くんが議事録を書いてくれました。


まず、議事録より・・・

・広報について
＞＞Facebook＝アルバム、ML＝全体への告知、Google Doc=議事録等
＞＞ブログは一般への広報としてこれからも継続する。また、議事録ではなく、メモ書きとしての会議報告は行ってもよい。ただし、その場合は、最終的にGoogle Docの方にもメモ書きの内容が反映されるようにする。
＞＞LINEやツイッターやFacebookなどを用いての全体への告知や議事録の提出は無しとした。非公認の広報ツールとしては使用してもよい。
・他部会の活動状況を報告する場について
＞＞以前同様、月一の定例会を行う。参加率を見て、新たに全体会を設けるか検討する。


・・・とのことです。
議事録（全文）はgoogleドキュメントにあがっているので、また各自で確認しておいてください！

ざっと説明すると、

　全体への告知→ML
　写真→FaceBookのアルバム
　毎週の会議内容→ブログ
　議事録(イベントごと)→googleドキュメント

ということですねー。

↓もうちょっと詳しく説明します。
３回生で話した内容に加えて、私の解釈も入っていると思うので・・・
何かご意見あれば二宮までお願いしますm(_ _)m


・ML（告知利用）
今まで通り、全体への告知として利用してください。会議室の連絡、イベント参加者の募集、総会定例会、合宿について・・・などなど。自由に使ってください！

・FaceBook（写真利用）
　フォト蔵が利用しにくいとのことだったので、今後、写真はFaceBook上にあるe-cycleグループのアルバムで管理します。アルバムはe-cycleグループのメンバーであれば誰でも作成可能です。アルバムを作ったら、FaceBookに登録していないメンバーに向けて、このようにしてhttp://www.facebook.com/media/set/?set=oa.380058025436397&type=1このブログに貼ってください。これでfacebookに登録していない人でも見れると思います！
　普通の投稿欄は今まで通り自由に使ってもらって構いませんが、こちらの投稿欄は非公認なので、メンバー全員で共有したほうがいい内容であれば公認ツールであるブログのほうに投稿お願いします。

・ブログ（公開利用）
　各部会の会議内容報告、イベント報告に利用してください。もちろん、今まで通り個人的な投稿をしてもらっても構いません。何か会議をした時には、欠席したメンバーへの報告を兼ねて、その日の会議内容を毎回ブログに書くようにしてください。ブログに書くのは議事録ではなく、内容報告であると認識してください。正式な議事録はGoogleドキュメントにあげるようにお願いします。次で説明します。ブログの更新には気づかない人も多いと思うので、何か重要なこと(来週までに○○してきてください等)がある場合は、ML(もしくはFaceBook)でブログの更新をお知らせしたほうが良いと思います。

・Googleドキュメント（保存利用）
　何かイベントが終わったら、議事録をWordで作成してgoogleドキュメントに残すようにしてください。議事録は、毎回の会議ごとに書く必要はありません。毎回の会議内容はメンバーで共有できるようにブログにあげて、イベントが終わったらブログの内容をまとめて議事録を作成し、残すようにしてください。議事録は、次学年への引き継ぎも兼ねているので企画～反省会までわかりやすく書くようにしてください。テンプレートはgoogleドキュメントにあがっています。



こんな感じでいかがでしょうか？
みなさんいろいろとご意見ありがとうございました。
何かあれば遠慮なく言ってください！

読んでくれてありがとうございますm(_ _)m